Na fatura emitida ao consumidor final deve constar o seu NIF (número de identificação fiscal) se este o exigir, ou não exigindo, esse espaço deve ficar inutilizado, preenchido com tracejado ou com a expressão “consumidor final”, e nunca com o n.º 999999990. O NIF 999999990 é utilizado unicamente para efeitos do SAF-T(PT).
No caso de emissão de faturas simplificadas pelos aparelhos referidos na segunda parte do n.º 4 do artigo 40.º do CIVA (por exemplo, máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas), estes devem possuir uma funcionalidade que permita a inserção de todas as menções obrigatórias. Assim, quando a fatura simplificada é emitida por uma máquina registadora, esta deve estar apta a incluir o número de identificação fiscal do adquirente, não só nos casos em que ele é indicado, mas também quando está dispensada a sua inserção na fatura simplificada.
Se o adquirente for um sujeito passivo comunitário, tem que indicar o NIF. Caso não indique o NIF, considera-se que o mesmo é consumidor final, devendo então liquidar-se o correspondente IVA. Caso o adquirente seja consumidor final, não é obrigado a indicar o respetivo NIF, devendo, se o valor da fatura for igual ou superior a €1.000, indicar o nome e morada. Se ainda assim o adquirente persistir em não indicar estes elementos, deverá o comerciante averbar esse facto na fatura.
As faturas proforma devem ser comunicados à AT. De acordo com o art. 3º, nº1 do Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto, devem ser comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços.
Os agentes económicos estão obrigados a comunicar à AT os elementos que se encontram previstos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto:
o Número de identificação fiscal do emitente;
o Número da fatura;
o Data de emissão;
o Tipo de documento;
o Número de identificação fiscal do adquirente que seja sujeito passivo de IVA,
quando tenha sido inserido no ato de emissão;
o Número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo de IVA,
quando este solicite a sua inserção no ato de emissão;
o Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
o Taxas aplicáveis;
o O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;
o Montante de IVA liquidado;
o O número do certificado do programa que os emitiu; e
o Identificação do documento de origem.